はじめに
こんなご時世ではあるものの
まだ就活するうえで避けて通れないのが、
企業との『メール』でのやり取りです！
ほんと今の世代の就活生なんか、
メールなんてほとんどやったことないんじゃないですかね？
赤外線通信とか『？』ですよね（笑）
皆さんこんにちは！
本日も、”くろけんブログ”を
見ていただきまして、
本当にありがとうございます♪
就活全力応援している
”黒澤”です‼️
本日も、何卒よろしくお願い致します✨
就活一緒に頑張って
乗り越えていきましょーー👍👍
このブログでは
『現役の人事』として新卒採用に
携わっている”くろさわ”が
✅就活に関わる重要な情報
✅人事の裏側
✅その他もろもろ(笑)
を少しでも皆さんのお役に立てるような
内容にして発信していきます☺️☺️
就活生の皆さんはもちろん！
就活生以外の
✅社会人の方
✅主婦の方
✅学生の方
✅未来の就活生
の皆様もぜひご覧ください📝
日々の日常生活での会話のネタとし
話せるような内容も皆様にも
お届けいたします！！
ぜひご活用ください！！
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テーマ
さっそく本題に入っていきます！✨
こんだけ、メールが必須な就活事情ですが、
普通に考えて『LINE』か『DM』のほうが便利ですよね！
以前の就活では
企業とのやり取りはメールがメインでした。
就活でメールが使用される訳
その名残や風習がいまだに残っていて
現在でも数多くの企業が
学生とのやり取りにおいて『メール』を使用しています。
今後、徐々にではありますが
メールから『LINE』へと移行していくことは予想されますが、
21卒、22卒、23卒・・・ぐらいまでは『メール』は必須だと思います。
今回はそんななじみの薄いメールのルールをお伝えします。
結構面倒くさいようなルールが存在するので、
ぜひこの機会にマスターしちゃって下さい！
メールが原因で『落ちた』なんて嫌ですもんね！笑
ぜひ、確認の意味も込めて最後までご覧ください！！
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まず初めに、
メールを送ることが多い場面から説明していきます。
メールと電話の使い分け
メールと電話の使い分けですが、
電話：緊急性が高いもの、長くなりそうな話
※緊急性高い例）当時の寝坊などによる遅刻、欠席連絡
※長くなりそうな話に関しては相手の都合もあるので事前に予定を確認しましょう！
メール：2～3日は返信がなくても問題ないような内容
になります。
メール基本マナー
基礎的なルールとしては、
①メールの最後には必ず自分の情報を入れる！
→誰から来たメールなのか分からないと困っちゃいますよね！
②返信はなるべく早く
→LINEみたいに既読を確認できないので、きちんと届いているのかわからなくなるので、メールを受け取ったら24時間以内には返信出来たらベストです！
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メールの書き方
続いて基本的なメールの文章の基本的な書き方を解説していきます。
メール画面の上から説明します。
①宛先（TO）
→メールアドレスは正しく入力できていますか？
打っている途中で誤送信することが怖い人は最後に入力しましょう！
②件名
→ポイントは『簡潔明瞭に用件が分かりやすく』
書かないのは絶対ダメです。
日ごろからメールを大量にみている人は、件名を見て優先順位を決めたりしています。
見落とされたりしないためにもしっかり書きましょう！
【面接日程変更のお願い】◯◯大学の◯◯○○です
のように用件と名前を書けば問題ありません！
③宛名
メール本文の最初に来ます。
「株式会社」などの法人格は略さずに企業の正式名称で記載してください！
そのまま改行して部署名、担当者の氏名を続けます。
部署名や担当者名が分からない場合は、氏名の代わりに
「採用ご担当者様」と書けばおっけいです！
氏名の後ろに『様』をつけるのも忘れずに！
④挨拶
基本的には、
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いつもお世話になっております。
○○大学の○○○○です。
※初回のみ
『お世話になります』
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
のようなことを書けばおっけいです。
⑤いよいよ本文です。
要点を簡潔明瞭に書いてください！
読みやすいように適度に改行や句読点をつけましょう！
内容が分かりやすければ特に問題ありません！
⑥締め
「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」など、
相手が忙しい中メールを読んでくれたことへの感謝が伝わる言葉と共に
締めると良いでしょう。
⑦署名
メール本文の最後には、誰からのメールなのか分かりやすくするために
氏名・大学名・学部・学科・連絡先(E-mailアドレス、電話番号)を入れましょう。
毎回署名の入力が面倒だという方は、
設定でメールの最後に自動で署名を入れることができるので、入れ方を検索して
設定しておくと結構便利です！
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メールをよく使用する場面
ここからはメールをよく使う場面を例文と共にご紹介します。
面接日程の確認
面接日程を確認する際の例文です。
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宛先(To) ×××＠×××.×××.×××
差出人 ×××＠×××.×××
件名 返信Re： 二次面接・日程のご連絡
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株式会社○○ ○○部
○○○○様
お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○○○○でございます。
この度は、二次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました下記の日程にて、面接をお願いしたく存じます。
日時：×月×日(◯) ×時～
場所：○○ビル ×階
お忙しい中、貴重なお時間をいただき、大変うれしく思っております。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
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氏名(漢字とひらがなで記載)
○○大学○○学部○○学科◯年
E-mail：×××＠××.××
住所：〒×××-××××
電話番号：090-×××-×××
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相手から面接の希望日時を聞かれたメールが送られてきた時は、
返信の件名は変更しなくて大丈夫です。
その日時で面接ができる場合は、おっけいな旨と面接の日時と場所を書きましょう！
これは面接日時に関してお互いに認識違いをしていないか、ダブルチェックする意味でも重要です。
面接の日程を変更したい場合
続いて、面接の日程を変更したい場合です。
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宛先(To) ×××＠×××.×××.×××
差出人 ×××＠×××.×××
件名 【◯月◯日面接日程変更のお願い】○○大学 氏名
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株式会社○○ ○○部
○○○○様
お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科◯年の○○○○です。
この度、面接の日程変更をしていただきたく、ご連絡を差し上げました。
×月×日×曜日に予定させていただきました面接ですが、学校にて試験が実施されるため、
当日貴社にお伺いすることが難しくなりました。
誠に勝手なお願いで申し訳ございませんが、
以下の日程の中で面接日時を再調整させていただけないでしょうか。
・×月×日～×月×日 終日
・×月×日～×月×日 9:00～17:00
・×月×日～×月×日 12:00～18:00
ご多忙の中、お手数をおかけして大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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氏名(漢字とひらがなで記載)
○○大学○○学部○○学科◯年
E-mail：×××＠××.××
住所：〒×××-××××
電話番号：090-×××-×××
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面接の日程変更をお願いするメールを送る時は、
まずはその日に面接に伺えないことを謝罪しましょう。
プラスでどうして面接が困難になったのかの理由を当たり障りのない範囲で記載！
その上で、いつなら面接に行けるかの候補日を複数挙げて、
面接日程の変更が可能かどうかを聞きましょう！
面接を辞退したいとき
次に、面接を辞退したいときの例文です。
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宛先(To) ×××＠×××.×××.×××
差出人 ×××＠×××.×××
件名 【面接辞退のご連絡】○○大学 氏名
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株式会社○○ ○○部
○○○○様
お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科◯年の○○○○です。
×月×日××時からの面接のお約束をいただいておりましたが、一身上の都合により、 今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
お忙しい中、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。
ご理解の上、ご了承のほどを何卒よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
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氏名(漢字とひらがなで記載)
○○大学○○学部○○学科◯年
E-mail：×××＠××.××
住所：〒×××-××××
電話番号：090-×××-×××
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面接辞退をメールで伝えるときは、まずいつ面接の予定だったのかを書き、
その上で辞退したい旨を伝えます。その際、辞退理由は明確にする必要はありませんので、
言いたくなければ「一身上の都合」としておいて大丈夫です。
また、貴重な時間を割いてもらったことへの御礼も一言加えると良いでしょう！
御礼メール
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宛先(To) ×××＠×××.×××.×××
差出人 ×××＠×××.×××
件名 【本日の面接(×月×日)のお礼】○○大学 氏名
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株式会社○○ ○○部
○○○○様
お世話になっております。
本日(×月×日)、貴社にて面接を受けさせていただきました○○大学○○学部○○学科◯年の○○○○と申します。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。
面接では○○様からお話しいただき、地域密着型で働くことの意義、
仕事のやりがい、社内の風土など感じることができました。
以前より貴社を第一志望としておりましたが、本日の面接で、さらに貴社の一員として働きたい想いがますます強くなりました。
取り急ぎ、面接のお礼を申し上げます。
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氏名(漢字とひらがなで記載)
○○大学○○学部○○学科◯年
E-mail：×××＠××.××
住所：〒×××-××××
電話番号：090-×××-×××
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採用担当者は日々多くの面接を行っています。いつ面接を受けた誰なのかを思い出しやすくしてもらうために、面接を受けた日時は具体的に記載しましょう。本文には面接に時間を割いてもらったことに対するお礼、面接で自分が感じたこと、働きたいという熱意を簡単に書きましょう。
特に面接時に話した内容を盛り込むと、相手は話をよく聞いてくれていたのだと、好印象を抱いてくれる可能性があります。これだけで一気にほかの学生との差別化を図れます。
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以上が例文となります。
あくまで例文になりますので
ここにあなたらしさやオリジナリティを出していっても全然大丈夫です。
自分も実際就活中のメールでは、印象付けのために
めちゃくちゃビックリマーク多用したりとかしてたりしました（笑）
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最後に
メールって細かいルールがあったりするけど、
慣れてしまえば今だけではなく、
社会人になった後も
社内でのやり取りや取引先とのやり取りでも役に立つので
ぜひこの機会にマスターしちゃいましょう！！
引き続き、皆さんの就活が大成功することを心より
応援しています！！！
頑張ろう！！
また次回のブログでお会いしましょう！
それではまたっ！！！
